Privacyverklaring HorecaSignal

1. Over deze privacyverklaring

HorecaSignal respecteert de privacy van klanten, prospects, websitebezoekers en personen van wie gegevens kunnen voorkomen in openbare zakelijke bronnen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

HorecaSignal levert een B2B-dienst voor horeca-leveranciers. Wij verzamelen, analyseren en rapporteren openbare horeca-openingssignalen, vergunningstriggers en commerciële marktsignalen.

2. Wie is verantwoordelijk?

HorecaSignal is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contact opnemen kan via:

HorecaSignal
E-mail: info@horecasignal.nl
KVK-nummer: 42082478
Btw-id: volgt zodra toegekend door de Belastingdienst

3. Welke gegevens verwerken wij?

HorecaSignal kan de volgende gegevens verwerken.

3.1 Gegevens van klanten en prospects

Wij verwerken gegevens van zakelijke klanten en prospects, zoals:

• naam van de organisatie;
• naam van contactpersonen;
• functie;
• zakelijk e-mailadres;
• zakelijk telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• KVK-gegevens;
• btw-gegevens;
• correspondentie per e-mail, telefoon, formulier of online afspraak;
• informatie over interesse in de dienst, pilot of abonnement.

3.2 Gegevens voor facturatie en administratie

Voor onze administratie verwerken wij onder andere:

• bedrijfsnaam;
• contactpersoon;
• factuuradres;
• e-mailadres voor facturatie;
• KVK-nummer;
• btw-id;
• betaalstatus;
• factuurhistorie;
• bank- of betaalgegevens voor zover zichtbaar via betaling of bankafschrift.

3.3 Gegevens uit openbare bronnen

Voor onze rapporten en signalen gebruiken wij openbare bronnen. Daarbij kunnen wij gegevens verwerken zoals:

• bedrijfsnaam;
• handelsnaam;
• vestigingsadres;
• website;
• openbare contactgegevens;
• openbare vergunninginformatie;
• openbare vermeldingen op websites, gemeentelijke bronnen of andere publiek toegankelijke bronnen;
• informatie die zakelijk relevant is voor horeca-openingen, vergunningen, verhuizingen, heropeningen of commerciële marktsignalen.

HorecaSignal richt zich op zakelijke signalen en probeert persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Toch kan het voorkomen dat informatie herleidbaar is tot een persoon, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak, contactpersoon of openbaar genoemde ondernemer.

3.4 Websitegegevens

Wanneer iemand onze website bezoekt, kunnen wij beperkte technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• browser;
• apparaat;
• datum en tijd van bezoek;
• bezochte pagina’s;
• gegevens die iemand zelf invult via een formulier.

Als wij analytics of cookies gebruiken, staat dat in deze privacyverklaring of in een aparte cookiemelding op de website.

3.5 Digitale ondertekening, betaling en dashboard

HorecaSignal kan gebruikmaken van digitale ondertekening, online formulieren, facturatietools, betaalproviders en dashboardsoftware.

Daarbij kunnen aanvullende gegevens worden verwerkt, zoals:

• gegevens die de klant invult in een digitaal contract of formulier;
• datum en tijdstip van ondertekening;
• naam, functie en e-mailadres van de ondertekenaar;
• bedrijfsgegevens en factuurgegevens;
• gekozen pilotduur, abonnementsvorm, regio of segment;
• betaalstatus en betaalreferentie;
• technische gegevens die nodig zijn voor bewijs van ondertekening of beveiliging;
• dashboardaccount, gebruikersnaam, toegangsrechten en loginactiviteit, voor zover nodig voor beveiliging en beheer.

Deze gegevens worden verwerkt voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, facturatie, betaling, toegangsbeheer, beveiliging, administratie, bewijsvoering en het voorkomen van misbruik of ongeoorloofd delen.

HorecaSignal kan deze gegevens delen met dienstverleners die nodig zijn voor digitale ondertekening, betaling, facturatie, hosting, dashboardtoegang, administratie of beveiliging. HorecaSignal deelt niet meer gegevens dan nodig is voor deze doelen.

4. Waarom verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. het leveren van onze dienst;
2. het maken en versturen van rapporten;
3. het uitvoeren van pilots en abonnementen;
4. klantcontact en verkoopgesprekken;
5. het plannen van kennismakingen of demo’s;
6. het versturen van offertes, overeenkomsten en facturen;
7. administratie en belastingverplichtingen;
8. het vastleggen en aantonen van akkoord, digitale ondertekening, pilotstart, betaling en contractbeheer;
9. verbetering van onze rapporten, signalen en dienstverlening;
10. beveiliging van bestanden, dashboardtoegang en klantaccounts;
11. het voorkomen van misbruik, ongeoorloofd delen of doorverkoop van rapporten;
12. het opvolgen van vragen, klachten of correctieverzoeken.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

HorecaSignal verwerkt persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is.

Wij gebruiken vooral de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Voor klanten verwerken wij gegevens om de pilot, het abonnement, rapporten, facturen en klantcommunicatie te kunnen leveren.

Wettelijke verplichting

Voor facturen, administratie en belastingverplichtingen verwerken en bewaren wij bepaalde gegevens omdat dit wettelijk verplicht is.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd zakelijk belang, bijvoorbeeld voor B2B-verkoop, verbetering van onze dienst, beveiliging, fraudepreventie, rapportage op basis van openbare zakelijke bronnen en het beschermen van onze rapporten tegen ongeoorloofd delen.

Daarbij wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig en richten ons op zakelijke informatie.

Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij toestemming, bijvoorbeeld wanneer dat nodig is voor trackingcookies, marketingcookies of nieuwsbrieven.

6. Bronnen van gegevens

Wij kunnen gegevens ontvangen via:

• klanten zelf;
• prospects zelf;
• contactformulieren;
• e-mail;
• online afspraaktools;
• facturatie;
• openbare websites;
• gemeentelijke of overheidsbronnen;
• openbare registers;
• openbare bedrijfsvermeldingen;
• publiek toegankelijke socialmediapagina’s;
• digitale ondertekeningstools;
• online contract- of formulierentools;
• betaal- of facturatiesystemen;
• andere openbare zakelijke bronnen.

7. Delen van gegevens met derden

HorecaSignal verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering, zoals:

• e-mailprovider;
• websitehostingpartij;
• domeinprovider;
• formulierentool;
• planningstool;
• boekhoudsoftware;
• bank;
• boekhouder of administratief adviseur;
• dashboard- of softwareleverancier;
• cloudopslag of beveiligde bestandsopslag.
• digitale ondertekeningstool;
• online contract- of formulierentool;
• betaalprovider, als betaling online wordt aangeboden;

Wij delen alleen gegevens voor zover dat nodig is voor de uitvoering van onze dienst, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige softwareleveranciers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dit gebeurt, proberen wij te werken met partijen die passende waarborgen bieden, zoals contractuele afspraken of andere geldige mechanismen volgens de privacywetgeving.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• klant- en contractgegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang dat nodig is voor administratie, bewijs of juridische verplichtingen;
• facturen en financiële administratie: 7 jaar;
• correspondentie met klanten en prospects: zolang nodig voor opvolging, uitvoering van de dienst of bewijs;
• rapportgegevens en openbare bronverwijzingen: zolang nodig voor de dienst, kwaliteitscontrole, historische vergelijking of bewijs van brongebruik;
• formulierinzendingen: zolang nodig voor opvolging;
• analyticsgegevens: zo kort mogelijk en bij voorkeur geanonimiseerd of beperkt.

10. Beveiliging

HorecaSignal neemt passende maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde verspreiding.

Wij beperken toegang tot gegevens waar mogelijk en gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beveiligde accounts, wachtwoorden, toegangsbeperkingen en zorgvuldige opslag van rapporten.

11. Cookies en analytics

HorecaSignal kan gebruikmaken van functionele cookies om de website goed te laten werken.

Als wij analytische cookies gebruiken, proberen wij deze privacyvriendelijk in te stellen. Als wij trackingcookies, marketingcookies, pixels of vergelijkbare technieken gebruiken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming via een cookiemelding.

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover van toepassing, het recht om:

• inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
• gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• beperking van verwerking te vragen;
• gegevens over te dragen;
• toestemming in te trekken als verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@horecasignal.nl.

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Wij reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

13. Klacht indienen

Als iemand vindt dat HorecaSignal niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, vragen wij om eerst contact met ons op te nemen via info@horecasignal.nl.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

HorecaSignal kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen passen wij de datum bovenaan deze privacyverklaring aan.